2013年度档案馆述职报告
档案馆 徐益
2013年，是全面贯彻落实党的十八大精神的关键之年。本人在思想上、组织上、行动上始终如一地与党中央保持高度一致。遵纪守法，积极参加政治学习和各项活动。积极参与创先争优活动，在10月底之前就完成了省干部教育培训网络学习。学校组织的十八届三中全会精神集中学习也未曾缺席或迟到过。能认真履行职责，圆满完成年度工作目标任务。积极要求进步。有高度的事业心和责任感，良好的职业道德品质，工作勤勤恳恳、踏踏实实，任劳任怨，从不计较个人得失。工作热情高、能力较强，能主动而有创造性地开展工作。今年，仍然坚持以科学发展观为指导，强化服务理念，创新服务方式，优化服务平台，带领全馆职工紧紧围绕学校的中心工作，主要在加强档案基础管理的专业化建设，提高信息服务水平等方面呈现出亮点：
一、采取多途径提高立卷归档工作质量
1、宣传、贯彻档案管理办法。立卷归档工作是档案工作的基础，在推行部门立卷的工作中，我发现各个部门的立卷归档工作不同程度的存在一些问题。针对出现的问题，组织学习《普通高校档案管理办法》（27号令）、《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》，反复宣讲、转发我校已发到档案管理办法尤其是档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限等相关文件。为使档案的收集更加符合立卷部门的特点，针对我校新增的“研究生教育”等方面的文件材料归档的问题反复讨论、斟酌，多次向研究生处征求意见，最后明确了我校研究处档案的归档范围。为指导研究生处部门立卷归档工作提供了依据。
2.加强与兼职馆员的沟通和指导。为方便沟通，我们专门建立了全校档案员QQ群。对兼职档案员和主管领导的变化情况，登记在册，保证沟通渠道的畅通。平时还注意主动与兼职档案员、教学秘书、招生就业专干取得联系，有什么疑问及时沟通。针对部门立卷提出具体的归档要求，并采取上门、电话和等方式指导各立卷部门立卷归档、使用档案管理系统等。馆通过与归档部门有关人员的多途径沟通，既促进了归档率的提高，又提高了文件材料收集的质量。之前，收集工作比较难的人事处、组织部、后勤基建处等的文件材料今年的情况都有所好转。
3、深入实地指导部门立卷。为提高部门立卷的水平，我们注意分析了立卷部门的不同特点和状况，采取多沟通、促提高的工作方式，到研究生处、宣传、统战部、学工处等部门走访，与主管领导和兼职档案员座谈，针对各个部门的特点提出归档指导性意见，介绍档案馆的相关工作流程，使各部门在了解档案工作的基础上形成立卷归档制度，到归档工作不完善的部门指导工作，协助清理积压文件，防止档案的流失。
4.分工负责 专人专管。我进一步明确了专职档案员分工负责各部门的档案归档工作，尤其是针对学生档案比较复杂的状况，由专人负责收集、整理、管理档案，并帮助与教务、学工、招生、就业、医务室等单位协调工作。
为突出案卷质量，确保规范完整。在立卷实践中，我们还注意做到“两结合”，即平时归卷与定期归档相结合，强化内部管理与加强外部指导相结合，今年，我馆共收集、整理913盒，20857件。为档案服务全校打下了良好的基础。
二、开展多方位服务，提升服务的专业水准
主要体现在校内服务和为社会服务两方面。
1.校内服务。一方面是为学校的教学科研活动提供参考，力争使信息提供工作准确、全面、及时、便捷。服务热情、态度友善，但对涉密文件严格履行相关程序，保障文件的安全;另一方面为满足退休职工办理社保的需求，我们重新将学校早期的财务档案重新整理、上架，为其提供凭证。第三，档案记载着我校的校情校史，是我校历史的积累，我馆为本科教学评估、校园文化建设、各种庆祝活动等提供了大量的实物、照片等档案资料。
全年共提供档案利用2183人次，提供利用纸质档案1270卷，实物54件，电子文件44件，照片225张，复印档案材料2453页。
2.社会服务。社会服务的对象主要是我校的校友、毕业生用人部门、教育部学历认证中心等。毕业生成绩及学历学位认证的需求逐年增加。在提供认证服务中，我们热情周到并严格履行身份确认手续，保障个人信息的安全，公开收费制度，严格按照学校批准的项目和价格收费，提供信息真实有据，反馈信息及时，以此保证档案馆的对外公信力。在服务中因档案不全无法直接认证时，本着为学校负责，保护利用者利益的原则，多途径查找信息，最大程度地展现事实，满足利用者需求。2013年为学生提供成绩单复印164次，开具证明99次。
三、推进档案馆信息化建设
档案信息化建设是档案馆由实体管理向信息管理的需要，也是档案馆工作与学校数字化校园建设同步的需要，今年，我馆主要针对以下三方面进行信息化建设：
1.档案管理软件的应用及馆藏档案数字化。今年在进一步熟练应用档案管理软件的档案接收、档案浏览、档案检索等功能的基础上，主要针对学生成绩、录取名册等利用需求较高的档案，一来，我督促本馆自己加紧对学生成绩、录取档案扫描，同时，积极与招就处、教务处和档案系统供应商联系、协商，争取与招就处、教务处数据库对接，逐步实现电子化管理。我们还对馆藏进行具体分析，针对党群档案、行政档案、教学档案制定不同的数字化策略，实现高效利用档案的目的。
2.档案馆网站建设。我馆根据学校对二级网站管理的要求，不断完善网页，增强界面的友好性和易用性。多次与学校信息中心沟通，提出OA系统中档案管理的需求，力争完成OA系统与档案管理系统的对接，力争使档案馆网站建设与学校数字化校园建设同步进行。
另外，我们圆满地完成一年一度的全校档案工作大检查，很好地配合学校完成了各种检查、审计等工作的同时，做好了勤工助学学生的管理工作，既做到了严格要求，又体现了人文关怀，把此项工作纳入全员育人工作当中。
今年，我在娄底社科成果评选中获三等奖，还联系工作实际发表了一篇有关学生档案管理方面的专业论文。
